[대학생활백서] 프레젠테이션 잘 하기
-----------------------------------------------
대학생활을 하다보면 발표학습이 많이 있다.
특히 ppt를 활용한 수업이 많은데 이럴때 미리
프레젠테이션 하는 방법을 익혀 a+ 받자!!
-------------------------------------------------
프레젠테이션
1. 프레젠테이션이란?
1) 정의
프레젠테이션이란 자신의 사상이나 경험, 아이디어,
프레젠테이션은 제안형 설득이므로 일방적으로 자신의 주의 ․ 주장을 전달하는 연설과는 차원이 다르다. 정해져 있는 시간 내에 많은 정보를 전달하거나 청중을 최대한 설득해야 한다. 그러므로 구조가 논리 정연해야 한다. 뿐만 아니라 복잡한 내용을 간단명료하게 설명하고 청중의 호감을 이끌어내는 컨디셔너로서의 능력을 갖추어야 한다.
2) 목적과 유형
프레젠테이션의 목적은 상대방에게 무언가를 효과적으로 알리는데 있다. 이를 크게 세 가지로 나눈다. 첫째 정보제공을 위한 프레젠테이션, 둘째 설명을 위한 프레젠테이션, 셋째 설득을 위한 프레젠테이션으로 나눌 수 있다. 정보제공을 위한 프레젠테이션은 자신이 갖고 있는 정보를 타인과 효과적으로 공유하기 위한 것이다. 예를 들면 기업체의 분기별 사업성과에 대한 것이나, 혹은 새로운 사업 설계에 대한 프레젠테이션이 여기에 해당한다. 설명을 위한 프레젠테이션은 새로운 프로세스나 절차 등을 간략하게 설명하기 위한 것으로 각 대학에서 행해지는 고등학생을 상대로 한 설명회에서 이루어지는 프레젠테이션이 여기에 속한다. 설득을 위한 프레젠테이션은 가장 복합적인 프레젠테이션의 형태로 이 유형의 프레젠테이션은 앞에 소개된 정보제공, 설명을 포함한 다양한 형태로서의 프레젠테이션을 포함한다.
3) 구성
프레젠테이션의 구성은 대화나 화술 글쓰기에서 살폈듯이 기-승-전-결의 4단 구성이나 서론-본론-결론의 3단 구성이 일반적이다. 3단 구성의 경우 서론에서는 인사와 자기소개를 하고 주제를 제시하며 전체 프레젠테이션의 개요를 설명한다. 본론에서는 본격적으로 내용을 전개해 나가게 되는데 내용 간의 관계가 유기적이며 통일성이 있어야 한다. 타당한 이유와 근거를 제시하며 충분한 설명을 한다. 결론에서는 본론에서 제시한 내용을 간단히 요약한다. 설득을 목적으로 하는 경우에는 청중들에게 협력을 요청하는 내용이 포함될 수도 있다.
4) 도구
슬라이드, LCD, LDP 프로젝터, 랩탑, LCD 패널, 비디오, 멀티미디어, 사운드, 레이저 포인터, 라펠 마이크로폰, 오버헤드, 포스터프린터 등… 발표자가 사용할 수 있는 프레젠테이션 도구는 넘쳐난다. 커뮤니케이션 needs, 프레젠테이션 환경을 결정하고 메시지를 전할 수 있는 적절한 도구를 선택해야 한다.
유인물을 준비하는 것이 좋다. 그 이유는 프레젠테이션은 좋았고 참석자의 반응이 좋았다. 더 이상 좋을 수 없었다. 그러나 뭔가 부족한 것이 있을 수 있다. So what? What's wrong? 그것은 참석자들이 자신의 회사로 돌아가서 그들이 상사에게 프레젠테이션에 대한 질문을 받고 브리핑을 해야 할 때를 대비하기 위해서이다. 유인물이 있으면 요긴하게 활용할 수 있다. 그들은 자신이 프레젠테이션에 참가하고 그에 대한 컨셉이 생겼다고 자신을 갖게 된다. 그러나 만약 유인물이 없다면 그들은 불행히도 구체적으로 설명하기가 어렵다. 왜냐면 들을 때는 좋았지만 온전히 기억하여 전달할 수 없기 때문이다. 그래서 적절한 유인물은 성공적인 프레젠테이션을 위한 효자 역할을 한다.
2 효율적인 프레젠테이션을 위한 준비
1)대중공포증 대처
대부분의 사람들은 많은 사람들 앞에서 프레젠테이션을 하는데 두려움을 느낀다.
프레젠테이션을 하는 것이 초조해지면, Art Feierman은 다음과 같이 조언한다.
"그럴 경우, 그 장소에서 나가서 주위를 돌아보고 잠시 눈을 감는다. 첫 번째 줄에 있는 옷을 입지 않거나 속옷차림의 사람을 연상한다. 그러면 긴장이 차츰 풀어진다. 그리고 익살스러운 효과까지 주게 된다."
사실 많은 사람들 앞에 처음 서면 앞에 있는 사람들이 보이지 않는다. 다 알고 준비한 것 같지만 무엇을 말해야 할지 정리도 안 선다. 이것은 대부분의 경우 내용을 마음으로 이해하기 보다는 머리도 외운 탓이기도 하다. 더욱 더 큰 문제는 우선 눈을 어디에 두어야 할지가 문제이다. 이것이 대중공포증이라는 것이다. 사람들은 하나 둘 들어오고 강당은 가득 차고... 그 때 정신을 바짝 차리고 마음을 다 잡고 침착하게 대처해야 한다. 그것이 자기 위치에서 살 수 있는 길이기 때문이다.
우선 눈에 잘 보이는 한 두 사람을 골라서 그들에게 말을 한다. 다른 사람들도 물론 관찰해야 되겠지만, 일단 몇 사람에게만 집중한다. 그리고 그 반응을 살핀다. 이렇게 함으로써 자신의 "대중공포증"을 줄이는 것도 한 방편이다.
2) 리더로서의 역할에 충실
청중과 마주하고 그들을 관찰하며 눈을 맞춘다. 컴퓨터를 의식하지 말고 발표자는 리더로서, 전달자로서의 역할에 충실하면 된다.
3)질문과 follow-up 대처와 필요성
발표하는 프레젠테이션의 성격에 따라, 프레젠테이션 중에 질문을 받는 경우가 있다. 이런 경우 그 자리에서 질문에 답을 주는 것이 적절하기도 하지만 그렇지 않을 경우도 있다. 나중에 설명하는 것이 산만한 진행을 피할 수 있는 좋은 방법이 될 수도 있다. 또는 회의가 끝난 후 설명할 수도 있다. 이 점을 어떻게 다룰 지 결정하는 것이 최상이다. 이런 경우는 프레젠테이션의 흐름을 조절하거나 질의응답 시간을 프레젠테이션 끝 부분에 Q&A 세션에서 해야 한다. 또는 끝난 후로 연기한다. 다음과 같이 답을 할 수도 있다. "제가 …을 다룬 후에 당신의 질문에 답을 하도록 하겠습니다." 또는 "이 프레젠테이션의 결론이 난 후에 논의할 수 있습니다. 또는 "죄송하지만 지금 가능한 정보가 저에게 없습니다. 미팅이 끝난 후 … 다음 주에 연락드리겠습니다." 등등으로 질문에 마무리 한다.
4) 청중의 반응 살피기
앞에서 청중 중에서 몇 명의 사람에게만 초점을 맞추라고 제안하였다. 그들이 잘 경청하고 있는가? Body language는 적절한가? 청중들은 안정적인가? 시계를 보고 있지는 않는가? 고개는 끄덕이는가? 프레젠테이션의 어떤 부분이 그들에게 감동을 주는가?, 혹은 어떤 부분을 청취자들이 놓치고 있는지 등등을 살펴보아야 한다.
5)프레젠테이션의 목적 확인
프레젠테이션의 목적은 정보와 지식의 제공이지 현란한 그래픽의 제공은 아니다.
이것은 아마도 KISS의 결론일 것이다. 프레젠테이션의 목적은 아이디어와 정보를 커뮤니케이션하는 것이지 현란한 그래픽으로 사람들을 어지럽게 하는 것이 아니다. 프레젠테이션이 끝나게 되면, 깔끔한 그래픽, 특수 효과와 같은 것에 대해서가 아니라 설명한 아이디어에 대해 의논하기를 원할 것이다.
이렇게 내용 진행이 되었고 모든 규칙 - 프레젠테이션에서 지켜야 할 모든 것 즉, 방향, 초점, 정보, 강조 - 은 이행 되었다.
나아가 어떻게 하면 더 잘 할 수 있을 것인가?를 생각해 본다.
** KISS - Keep It Simple Stupid (간단하고 짧게)
6) 발표자의 유의 사항
첫째, 열정-.
열정과 믿음을 커뮤니케이션 하는 것 외에 그 어떤 것도 프레젠테이션에 더 큰 도움은 될 수 없다. 청중에게 발표자는 믿음과 신뢰를 주어야 된다. 이 점은 메시지에 신용을 추가하게 된다.
둘째, 언어의 힘-.
선택하는 단어는 청중의 반응 - 발표자로서 아이디어와 효율성 모두에 - 에 극적인 영향을 준다.
요즘 워드 프로세스에는 동의어 사전이 있다. 효율적인 사용법을 알아두어야 한다. 청중의 주의를 끌 수 있고 신뢰기 가고 힘이 있는 단어를 사용한다.
일례로, "생각하고 동의합니다."라는 말 대신에 "당신이 동의할 것임을 확신합니다.".
"당신이 그렇게 생각할 것을 원합니다." 대신에 "당신이 그렇게 생각하도록 추천합니다." 등과 같이 확신이 서는 말을 한다.
강한 영향력을 가진 더 "좋은" 단어를 찾아내기 위해서 뿐 아니라, 같은 단어를 과도하게 사용하지 않기 위해서 동의어 사전을 활용하는 것도 좋다. 때에 따라 적절한 유머는 효과적이다.
때때로 약간의 유머나 관계없는 코멘트는 프레젠테이션을 생동감 있게 한다. 청중은 지루하면 이내 그 모습이 얼굴에 드러나게 된다. 얼굴엔 짜증어린 표정이 서리고, 졸기도 하고, 시계를 보게 된다. 사람들 앞에서 프레젠테이션을 리허설하는 것은 유머가 "먹히는지"를 시험할 수 있는 좋은 방법이다. 어설픈 유모는 안 하니만 못합니다. "먹히고" "효과있는" 유머만을 알아서 해야 한다.
유머파워 (Humor Power)의 저자인 심리학자 허브 트루는 유머의 중요성에 대하여 "효과적인 의사 전달에서의 적절한 유머 사용은 상호간의 긴장을 없애주거나 적의를 없애주는데 절대적인 도움을 준다."고 한다.
* 유머 사용에 대한 주의사항
①프레젠테이션의 의도나 목적, 진행 내용과 반드시 연관이 있어야 한다. 가능하면 새롭고 신선하고 예측하지 못한 것을 준비하여야 한다.
②유머는 간단명료하면서도 전달하는 이미지가 강해야 한다.
③격의 있는 고상한 유머를 준비하는 것이 좋다.
④가끔 자신의 실패담이나 성공담을 적절히 섞어 말하는 것도 좋다. 이러한 경험담은 청중들에게 생동감을 준다.
7) 리허설 시 해야 할 5가지
완벽한 내용컨셉, 프레젠테이션 스킬업, 자신감 넘치는 열정 등을 바탕으로 마스터 전략을 수립하면 누구나 훌륭한 프레젠테이션 컨디셔너가 될 수 있다.
①먼저 프레젠테이션 전 리허설을 할 때, 개요와 요약 슬라이드를 삭제한다. 대신 청중에게 관심 있고, 기억되고, 혼동을 주는 것을 찾아낸다. 그들이 매우 중요하다고 생각하는 것을 나열한다.
②프레젠테이션 전에 모든 장비를 테스트한다.
③실제 프리젠테이션 중에 사용할 모든 장비를 사용하여 리허설 한다.
④백업 플랜을 만든다. 프로젝터가 죽는다면, 컴퓨터가 망가진다면, 슬라이드 판에 이상이 있을 경우 어떻게 할 것인지. 대안 B는 무엇인지 (그리고 연습은 했는지?)를 점검한다.
⑤소개, 목적, 개요, 프레젠테이션, 요약 (결론) 등을 점검하고 실행한다.
첨부파일 : 대학생활백서.swf
