약속 잡기 전 이메일로 호감 사라

월 스트리트저널(WSJ) 선정 베스트셀러 작가이자 판매 전문 라디오 방송 <셀링 어크로스 아메리카(Selling Across America)> 창업자인 안소니 패리넬로(Anthony Parinello)는 28년 동안 세일즈 분야에서 잔뼈가 굵어 가히 세일즈의 야전 사령관으로 불릴 만하다.

그가 최근 판매 전문지 <셀링파워(Selling Power)>를 통해 판매·영업직원들이 특정 기업의 CEO를 포함한 고위 임원들과 약속을 잡는 3단계 비법을 소개해 눈길을 끌었다.

1 단계: 메시지 송부하기

메시지를 송부해야 한다. 전화를 걸어 약속을 잡기 전에 편지, 엽서, 이메일 등을 먼저 보내는 것이 중요하다. 운동 경기 전에 몸을 풀기 위해 준비운동을 하는 것과 유사하다. 그러나 명심할 것은 무엇을 보내든지 다음과 같이 다섯 등분으로 나누어 간략하고 명료한 이미지를 줄 수 있어야 한다.

- 헤드라인(제목)
30자 이내의 짧은 문장으로 하되, 상대방의 눈에 확실히 띌 수 있도록 해야 한다.

- 메인 단락
메시지의 메인 단락은 헤드라인과 연결되어야 한다. 헤드라인 따로, 메인 단락 따로라는 느낌을 주는 메시지는 금물이다.

- 강조점(●)
제목, 문장, 단락을 강조하기 위해 사용하는 강조점을 사용하는 것도 좋다. 그러나 문장은 되도록 읽기 쉽고 짧아야 한다. 또 강조점을 4개 이상 사용하는 것은 금물이다.

- 마무리
결론을 내지 말고 의문사항이 남도록 한다. 상대방에게 의문사항을 문의하게 만들 수 있는 빌미를 제공하는 것이다. 또 다음에 직·간접적으로 상대방을 대했을 때, 대화의 여지를 남겨두기 위한 것이다.

- 추신
전화를 걸겠다는 의사와 함께 명확한 날짜와 시간까지 적어 둔다. 또 상대방의 비서 이름을 적으면 호감을 살 수 있다. 비서를 알고 있다는 점을 밝히면 추후 그 비서로부터 뜻하지 않은 도움을 받을 수도 있다.

“2월24일 화요일 오전 9시30분에 전화하겠습니다. 만일 여의치 않으시면 언제가 좋을지 비서인 홍길동씨를 통해 저에게 전달해 주시기 바랍니다”라는 식이다.

여기서 짚고 넘어갈 부분은 고위 임원이 당신이 보낸 메시지를 읽어보든 그렇지 않든 간에, 상대방에 관심을 갖고 업무를 진행하고 있다는 증표를 꾸준히 보여야 한다. 절대 명심해야 할 부분이다.

2 단계: 전화 걸기

이제 전화를 걸어 상대방과의 약속을 잡는 단계다. 상대방이 그 고위 임원이든 비서이든 간에, 항상 고위 임원과 전화한다고 생각하고 정중하게 대해야 한다. 설사 그 상대방이 고위 임원이 아닐지라도 추후 당신에게 도움이 될 사람일 수도 있다.

상대방 이름을 먼저 호명하는 것이 관건이다. 전화 통화에서 자신의 이름을 밝히거나 소개를 하는 것보다 먼저 상대방 이름을 먼저 말하는 것이 중요하다.

“제 전화를 받아 주셔서 감사합니다. 이도령 사장님” 또는 “사장님과 통화하게 되어서 영광으로 생각합니다. 성춘향 사장님”이라는 식이다.

다음, 이전 송부했던 메시지의 헤드라인을 간략히 말하면서 대화의 공감대를 형성해야 한다. 이는 상대방이 대화에 끼여들 여지를 제공하는 것이다. 상대방이 말을 하도록 유도하는 것이다.

“뭔가 보내지 않으셨습니까?” 또는 “실례가 되지 않는다면 누구신가요?”라는 식의 상대방의 대화가 오면 성공한 것이다.

당신의 이름을 밝힐 때에는 꼭 두 번씩 이야기하는 것도 중요하다. “길동이라고 합니다. 홍길동”과 같은 식이다.

본격적인 대화 시작은 질문으로 시작해야 한다. “이도령 사장님, 지금까지 말씀 드린 부분을 실무진 누구와 진행하면 좋겠습니까?”라는 식이다. 이는 CEO의 인정을 받고 업무를 진행할 수 있는 기반이 되기 때문에 매우 중요한 부분이다.

3 단계 : 계속 이어가기

첫 번째 약속을 잡았다고 하더라도 모든 사업이 결정되는 것은 아니다. 첫 번째 약속 후 두 번째 약속이 이어져야 한다. 두 번째 약속을 잡을 수 있는 기회는 당신이 어떻게 첫 번째 약속을 잡았느냐에 달려 있다.

첫 번째 약속이 이루어지면 간단한 감사의 메시지를 남기거나 팩스 등을 보내 ‘관계의 가치’를 높여야 한다. 당신을 만나는 것이 가치가 있다는 것을 항상 상기시켜야 하는 것이다. 이때, 비서를 칭찬하는 문구를 담은 감사의 메시지를 고위 임원에게 보내면 효과는 배가된다.

출처 : 美 <셀링파워>지 ‘기업 CEO와 약속 잡는 3단계 노하우’

소개 글 정리=노진섭 기자 (janews@joongang.co.kr)