간결하게, 듣는 사람 입장에서, 그리고 자신있게.
1. 주요내용은 듣는 사람 위주로 한다
구슬인 발표내용이 꿰는 전달방법보다 훨씬 중요하다. 돌멩이를 꿰어 보았자 아무짝에도 쓸 수가 없기 때문이다. 그러면 어떤 구슬이 좋은 것일까. TW의 ‘주요내용’이 철저하게 읽는 사람에게 필요한 내용이듯이 발표에도 듣는 사람을 위주로 판단하여야 한다.
듣는 사람이 꼭 듣고 싶어 하는 내용은 전달이 미흡해도 지장이 없다.
우리가 통상 발표하는 내용은 상대가 꼭 듣고 싶어 하는 내용이 아니라는데 어려움이 있다. 학회나 세미나에 참석하는 사람은 새로운 지식을 얻겠다는 동기가 있기 때문에 우리의 발표가 그래도 쉬운 편이지만 새로운 정책을 제안하거나 프로젝트를 따는 발표라면 이야기는 훨씬 어려워진다. 상대를 설득할 필요성이 커질수록 듣는 사람이 원하는 내용에 초점을 맞추어야한다.
듣는 사람을 분석하라
학회에서 발표를 하는 경우에 청중은 대학 2학년 정도의 지식을 가진 것으로 간주해야 한다. 연구실에서 동료와 늘 사용하는 전문용어와 약어로 핵심으로 곧장 들어가면 참석자는 알아 듣지 못한다. 그렇다고 너무 기초적인 것부터 설명하면 참석자는 금방 외면한다.
회사에서 제안을 하거나 프로젝트를 수주하려고 할 때에는 최고 결정권자에게 초점을 맞춘다.
한편 정부 프로젝트를 수주할 때에는 심의회에서 결정되기 때문에 다른 전략을 써야한다. 심의회는 여러 심사위원이 점수를 매기는 방식을 채택하므로 결정권자가 일정치 않다. 요즈음은 전문분야가 워낙 세분되어 자기 분야를 아는 심사위원이 10명중 2명 정도가 고작이다. 전문분야가 아주 독특한 때에는 이들 2명의 발언권이 커져 채점에 큰 영향을 미치지만 다른 분야의 전문가도 어느 정도 아는 분야이면 8명의 의견이 더욱 중요하다. 이들은 세부적인 내용에는 관심이 없기 때문에 내용이 너무 깊어지지 않도록 하여야 한다.
2. 알기 쉽게 설명한다
‘프로‘일수록 알기 쉽게 설명한다. 그 이유는
세 가지이다. 첫째가 발표 내용을 자기가 잘 안다.
두 번째는 자기가 아는 내용을 다른 사람에게 알려 주어도 다른 사람이 따라 오지 못할 만큼 자신감이 있다. 또 쉬운 말로 알기 쉽게 해도 자신의 권위에 손상을 받지 않기 때문이다.
세 번째는 청중의 수준과 관심에 맞추어 ’의사소통기술‘에 뛰어난 소질이 있다. 엉터리일수록, 사기성이 많을수록 어렵게, 모호하게, 양이 많게 해서 듣는 사람을 헷갈리게 한다.
듣는 사람이 알기 쉽도록 하기 위해서는 주제 하나를 잡아, 논리를 정연하게 해서, 담백한 화면에 담아 내야한다. 당당한 태도로 자신 있게, 시선은 청중에 두면서 목소리에 강약을 담아 한편의 스토리를 연출해 낸다.
하나의 주제에 집중한다
설득하는 주제는 하나이어야 한다. 주제가 둘 이상이면 청중은 실컷 들어도 돌아서면 자기가 무엇을 들었는지 모른다. 시종일관 하나의 주제에 집중하여야한다. 주제를 정할 때 우리는 습관적으로 범위를 크게 잡는 버릇이 있다. 이렇게 되면 초점이 흐려지기 때문에 구체적이고 명확한 주제를 잡아야한다.
발표하는 사람의 의도가 듣는 사람에게 분명하게 전달될 수 있도록 주제는 명확하고 구체적이어야 한다.
설득에는 순서와 논리가 있다
도입부에서 상대로부터 강한 관심과 신뢰를 얻어내야 한다. 그러기 위해서는 주제를 제안하게 되는 이유, 즉 문제점을 정확히 규정한다.
주제 및 제안 이유만으로 다음에 전개될 내용과 결론을 암시할 수 있어야한다. 설득에는 논리 못지않게 신뢰가 중요한데 도입부에서 신뢰가 결정된다. 발표를 듣는 의사 결정권자는 도입부에서 발표자에 대한 신뢰 여부를 결정한다. 따라서 도입부에서 특히 요점을 명확하고 자신 있게 전달한다. 이 부분을 길게 하지 않도록 각별히 유의한다.
전개부에서는 설득의 논리가 작용을 한다. 예를 들어, 맥킨지의 'Logical Thinking' 에서 말하기를,
결론의 근거가 충분하여야한다.
결론의 근거가 충분하더라도 그 근거가 모호하지 않아야한다.
근거가 가정에 기반을 둔다면 그 진실성이 의심 받는다.
또 추진 방법이 구체적이 아닌 경우에는 설득력을 상실한다. ‘
또 ’상호 중복 없이, 그럼에도 전체 누락 없이‘ 논리가 전개 되어야 한다.
한편 논리의 비약을 막는 방법은 ‘Why So / So What’ 이다.
즉 논리의 앞 단계가 부족한 것은 ‘왜 그런데’에 대한 충분한 답으로 해결을 하고, 논리의 뒤 단계가 부족한 것은 ‘그래서 어떻다는 거냐’라는 질문이 나오지 않도록 하는 것이다.
결론부에서는 의사결정권자의 호의를 이끌어 내야한다. 그러기 위해서는 보고받는 사람의 심리 상태까지 고려해야 한다. 세상의 일은 논리대로 결정되지 않는다. 논리 이상의 것이 작용한다. 그것이 심리이다. 보고 내용은 흠 잡을 수는 없으나 왠지 동조할 기분이 나지 않을 수도 있다. 보고 받는 사람의 ‘코드’에 맞추는 것이 그래서 중요하다. 보고자의 의견이 마치 자기의 의견인 것처럼 느끼도록 해야 성공한 발표이다.
무조건 보고 받는 사람의 기분에 맞추라는 것은 아니다. ‘프로’는 자신의 주장을 당당하게 한다. 결정권자를 불쾌하게 하지 않고 자신이 원하는 결과를 이끌어낸다. 이 보다 한 수 높은 ‘최고수’는 협상전술도 활용한다. 자신이 있으면 협박까지 할 수 있다. 때론 한꺼번에 모든 것을 얻을 수 없다고 판단하면 자신의 의견을 대폭 양보하고 대안을 제시하는 변신도 필요하다. 발표는 단순한 내용 전달이 아니고 설득을 위한 고도의 심리전이기에 협상 기술까지 필요한 것이다.
파워포인트(PT)로 담백하게 담아낸다
진한 화장은 천박하다. 색체까지 원색이면 싸구려 냄새가 난다. 한 장의 화면에는 하나의 중심생각(Topic)만을 담되 8줄 이내로 한다.
색깔; 원색을 자제한고 색채의 종류는 2가지 정도를 권장하고 있고 많아도 3가지를 넘지 않도록 한다.
보고가 무게를 더 할수록 색채의 수를 줄인다.
‘1 Page Proposal'의 저자는 꼭 기본 검정 색만을 쓰도록 권장한다. 중요한 부분은 서 너 군데만 짙게(Bold) 표시하고 참고 사항은 회색 글씨로 처리한다.
한 장면, 한 중심생각의 원칙; One slide, one topic
한 장에는 8*8 법칙; 한 장의 화면에 많은 정보를 담지 않아야한다. 8줄 정도가 적당하다. 또 한 줄에는 8단어로 해서 8*8의 법칙을 준수한다. 이래 청중이 읽기 쉽고 발표시간도 한 장에 1분을 초과하지 않는다.
발표자의 자신감이 중요하다
발표자의 전문성이 듣는 사람에게 신뢰성을 주기 때문에 발표 내용은 완벽하게 자신이 잘 아는 것이라야 한다. 여기에다 발표자의 자신감, 열정 및 태도 등도 듣는 사람의 호의를 이끌어낸다.
발표에 자신감이 중요하다는 것을 알아도 발표자는 떨리게 마련이다. 이것을 극복하는 길은 눈물겨운 연습뿐이다.
자세; 두 다리를 약간 벌려 안정되고 당당한 자세를 취한다. 단정한 외모에 복장은 반드시 청중보다 나은 것을 택한다.
목소리; 시작하기 전에 심호흡을 하여 목소리를 가다듬는다. 다소 큰소리로 자연스럽게 말한다. 단조로운 목소리는 가장 금물이다. 주요한 내용에는 목소리를 높이면서 느리게 진행한다.
신체움직임; 한손은 포인터를, 한손은 발표 자료를 드는 것이 자연스럽다. 제스처는 손으로 시작해서 몸 전체로 옮겨 가는 것이 좋다.
눈접촉; 화면에 눈을 고정하여 읽어 가는 것은 최악의 발표다. 시선의 90% 이상은 청중과 눈접촉을 해야 한다. 청중의 반응을 실시간으로 확인하여 발표에 반영하여야 되기 때문이다.
청중과 시선을 맞추면서 U자나 N자 형태로 자연스럽게 시선을 옮기면 청중 전체의 관심을 유지할 수가 있다.
한사람, 한사람과 시선을 맞추며, 한사람에게 하나의 개념만을 전달한다.
글을 쓸 때, 한 문장은 하나의 개념(Idea)만을 표현하는 것과 같은 원리이다.
최고 결정권자에게는 처음과 마지막에 시선을 집중한다.
본론에서 자주 최고 결정권자를 보면 자칫 눈치를 보는 것 같아 발표자의 자신감에 손상을 입힌다. 결정적인 사항은 발표자가 눈빛으로 호소하되 이때 시선은 최고 경영자에게 향한다.
나쁜 버릇은 교정해야 한다. ‘에--’, ‘그러니까’를 연발하거나 레이저 포인트를 어지럽게 돌리는 등등...
3. 간결하게 한다
''Keep It Simple, Stupid(단순하게, 그리고 머리 나쁜 사람도 알아듣게 하라)
간결은 지혜의 정신이다 - 세익스피어
보고서는 한 장으로 족하다. 더 긴 것은 비서가 곧장 쓰레기통으로 보낼 것이다 - 처칠
사회 어느 분야에나 프로와 아마추어의 세계가 있다. 말을 통한 이들의 구분은 간결에서 온다고 해도 과언이 아니다. 따라서 짧은 시간에 상대를 설득하기 위해서는 절제된 언어가 가장 강력한 무기가 된다.
발표를 듣는 사람은 처음 3분과 마지막 1분에 집중을 하고 나머지 시간은 어차피 딴 생각을 하기 마련이다. 발표가 짧은데도 불구하고 연구 내용이 쉽게 이해되면 평가위원은 이를 높이 평가할 것이다.
청중이 가장 좋아하는 것- 짧은 것
4. ‘프로’기법들
비상사태에 대한 순발력
문제가 생겼을 때, 짧은 시간에 핵심을 전달할 수 있으면 그 발표는 최고의 경쟁력을 갖추고 있는 것이다.
핵심 내용이 한 눈에 들어 올 수 있도록 한다.
청중이 쉽게 알아 볼 수 있는 내용은 생략한다.
청중은 이미 ‘결론’이라고 쓰여 진 장면을 보고 있는데 ‘지금부터 결론을 말씀드리겠습니다.’라고 굳이 말 할 필요가 없다. ‘결론입니다’ 또는 ‘결론은’으로 충분하다.
생각의 속도를 따라 잡는다.
말은 1분에 125개의 단어를 할 수 있으나, 머리는 그보다 훨씬 많은 4 ~ 5 배의 단어를 생각한다. 그러므로 시각물 자체가 너무 단순하거나, 장면에 나와 있는 내용을 그대로 읽기만 한다면 청중은 금방 다른 생각을 하게 된다. 반대로 내용이 복잡하거나 논리 정연하지 못해도 청중은 흥미를 상실하게 된다. 이를 방지하기 위해서는 행간에 의미를 부여하여 긴장감을 유지시켜야 한다. 그렇다고 행간에 의미를 숨겨 놓으라는 뜻은 아니다. 누구나 아는 일반적인 사항은 과감하게 생략하면서 빠르게 진행하라는 의미이다.
또한, 절대로 화면에 없는 새로운 사항을 말로 등장 시켜서는 안 된다.
설득의 원리를 질문에 활용하자
의미없거나 곤란한 질문은 조용히 경청한 후 간단히 맞장구만 치면 된다. 어차피 질문자도 답변을 기대하고 하는 질문이 아니기 때문이다.
청중이 느끼기에 발표자의 실력이 기대에 못 미치거나 발표자의 인상이 좋지 못하면 그 발표는 안 하는 것보다 못하다. 그렇기 때문에 발표자의 자신감이나 복장 등의 비언어적인 표현을 강조하는 것이다. 하나의 오 ,탈자가 청중에게 나쁜 느낌을 주어 자료의 신뢰성에 치명적이 될 수도 있기 때문에 주의하여야 한다.
