공문서는 사문서에 대응되는 말로 공문서 중에서 특히 공증인이나 법원사무관 등이 공증문구를 붙여서 작성한 것이 ‘공정증서’입니다. 공증인이 사문서를 인증한 경우와 같이 사문서와 공문서가 병존하고 있는 경우도 있습니다. 공문서란 행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 의미합니다.
2. 공문서의 구성요소
공문서의 대표적인 형태인 기안문과 시행문은 크게 두문, 본문, 결문으로 구성됩니다.
두문
1) 발신기관명-우편번호 및 주소, 전화번호, 팩스 번호
2) 분류기호 및 문서번호
3) 시행일자-보존기간
4) 수신란-경유, 수신, 참조
본문
1) 제목
2) 내용
3) 첨부물 표시
결문
1) 발신명의
2) 수신처란
3. 공문서의 작성 순서
가. 목적파악
작성하는 목적, 즉 작성이유, 기대효과 결재권자의 의도 및 지시내용, 그리고 접수문서의 내용 등을 정확히 파악한다.
나. 정보수집과 선택
관계법령, 행정관례, 참고문헌 등을 찾아보고 작성목적에 따라 필요한 내용을 선택한다.
다. 초안
수집, 선택한 정보를 가지고 기안 목적에 맞게 초안한다.
라. 본안
기안문의 중점 내용을 분명히 하여 문장을 구성하고, 상대방의 입장에서 이해하기 쉽게 표현하여 본안을 작성한다.
마. 확인
작성 후 반드시 검토하여 잘못된 부분이나 불필요한 부분이 없나 확인한다.
4. 공문서의 작성 원칙
정확성
6하 원칙에 의거한 내용 작성과 문장부호에 신경 쓴다.
용이성
읽기 쉽고 알기 쉽게 표현하며, 가급적 전문용어, 어려운 한자, 은어, 비속어 등은 피한다.
간결성
꼭 필요한 내용만 간략히 쓰고, 문장을 서술 나열하기보다 항목을 구분하여 쓰도록 한다.
경제성
용지와 서식을 통일하여 쓰고, 소속 기관에서 자주 쓰이는 문장을 익혀 둔다.
①주식회사 기업금융연구원
133-120 서울시 강남구 삼성동 159-1 무역회관 3204호 TEL: 6000-3051 FAX: 6000-3054
홈페이지 : www.fund.re.kr E-mail : fund@fund.re.kr ② 담당 : 대리 ○○○
③문서번호 : 기금연 제 - 호
④시행일자 : ○○○○.○○.○○.
⑤수 신 : 한국과학기술원 원장
참 조 : 신기술창업지원단 ○○○
⑥ 선결
지시
접
수
결
재
공
람
처 리 과
담 당 자
제 목 : 정책자금 및 경영서식 종합정보서비스「정보사용료」지급요청
1. 과학기술발전과 기술산업입국을 위해 항상 노고가 많으심에 감사를 드립니다.--
2. 귀원과 체결(계약번호 S03-123)한 정책자금 및 경영서식 종합정보서비스 제공계약 제7조(정보사용료)에 따라 첨부자료와 같이 정보사용료 지급을 요청합니다.
3. 검토하여 처리해주시기 바라며 귀원의 무궁한 발전을 기원드립니다.
첨부 1) 사업자등록증 사본 1부
2) 지정은행 통장 사본 1부.
3) 세금계산서 1부. 끝.
(주)기업금융연구원
대표이사 이 응 렬
① 발신기관명
해당문서를 생산한 기관의 명칭을 말하며, 내부결재문서, 대내문서, 대외문서에 상관없이 기안자가 소속된 기관의 명칭을 씁니다. 기관명은 용지 위에서 3cm, 글자길이는 최소한 6-8cm로, 글자간격은 고르게 하여 정중앙에 오도록 기재합니다.yes---
② 담당
문서를 수신한 기관이 문서 내용에 관해 발신기관에 문의 또는 협의할 때 활용할 수 있도록 하기 위해 기재하는 항목입니다.form----
③ 문서번호
문서가 작성된 후 등록, 발송 시 부여하는 문서등록번호는 처리과별로 문서등록대장에 등록된 순서에 따라 연도별 일련번호를 부여합니다. 그러나 일부 공기업, 사기업, 단체에서는 문서등록번호 대신 문서발송번호를 기입하기도 합니다.
④ 시행일자
시행일자는 문서를 시행한 날짜, 즉 문서가 효력을 발생하는 날짜를 적는 것입니다. 연월일은 마침표(.)를 찍어 표시하며, 연도는 반드시 네 자리로 표기합니다.
⑤ 수신
수신기관이 한 기관인 경우는 그대로 수신기관명을 기재하고, 수신기관이 둘 이상일 경우에는 수신란에 '수신처 참조'라고 쓴 뒤, 결문 발신명의 아래에 '수신처: 수신처 기호 또는 기관명'을 기입합니다. 기관 내부의 기안문일 경우는, 수신란에 '내부결재'라고 기재합니다.
⑥ 문서처리인
기안문의 내용을 처리할 업무 담당자나 총괄책임자 등이 검토를 하고 서명을 하는 항목입니다. 선결(선람)은 최고책임자가 모두 결재하는 것을 말합니다. 지시는 최고 결재권자가 결재권을 일정한 자에게 위임하여 위임받은 자가 결재를 대신하는 것으로 사장이 과장이나 부장에게 결재권을 넘기는 것을 말합니다.
[공문서] 공문서 작성법 및 주의사항 & 공문서의 예시
공문서 작성법 및 주의사항
1. 공문서의 정의
공문서는 사문서에 대응되는 말로 공문서 중에서 특히 공증인이나 법원사무관 등이 공증문구를 붙여서 작성한 것이 ‘공정증서’입니다. 공증인이 사문서를 인증한 경우와 같이 사문서와 공문서가 병존하고 있는 경우도 있습니다. 공문서란 행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 의미합니다.
2. 공문서의 구성요소
공문서의 대표적인 형태인 기안문과 시행문은 크게 두문, 본문, 결문으로 구성됩니다.
두문
1) 발신기관명-우편번호 및 주소, 전화번호, 팩스 번호
2) 분류기호 및 문서번호
3) 시행일자-보존기간
4) 수신란-경유, 수신, 참조
본문
1) 제목
2) 내용
3) 첨부물 표시
결문
1) 발신명의
2) 수신처란
3. 공문서의 작성 순서
가. 목적파악
작성하는 목적, 즉 작성이유, 기대효과 결재권자의 의도 및 지시내용, 그리고 접수문서의 내용 등을 정확히 파악한다.
나. 정보수집과 선택
관계법령, 행정관례, 참고문헌 등을 찾아보고 작성목적에 따라 필요한 내용을 선택한다.
다. 초안
수집, 선택한 정보를 가지고 기안 목적에 맞게 초안한다.
라. 본안
기안문의 중점 내용을 분명히 하여 문장을 구성하고, 상대방의 입장에서 이해하기 쉽게 표현하여 본안을 작성한다.
마. 확인
작성 후 반드시 검토하여 잘못된 부분이나 불필요한 부분이 없나 확인한다.
4. 공문서의 작성 원칙
정확성
6하 원칙에 의거한 내용 작성과 문장부호에 신경 쓴다.
용이성
읽기 쉽고 알기 쉽게 표현하며, 가급적 전문용어, 어려운 한자, 은어, 비속어 등은 피한다.
간결성
꼭 필요한 내용만 간략히 쓰고, 문장을 서술 나열하기보다 항목을 구분하여 쓰도록 한다.
경제성
용지와 서식을 통일하여 쓰고, 소속 기관에서 자주 쓰이는 문장을 익혀 둔다.
①주식회사 기업금융연구원
133-120 서울시 강남구 삼성동 159-1 무역회관 3204호 TEL: 6000-3051 FAX: 6000-3054
홈페이지 : www.fund.re.kr E-mail : fund@fund.re.kr ② 담당 : 대리 ○○○
③문서번호 : 기금연 제 - 호
④시행일자 : ○○○○.○○.○○.
⑤수 신 : 한국과학기술원 원장
참 조 : 신기술창업지원단 ○○○
⑥ 선결
지시
접
수
결
재
공
람
처 리 과
담 당 자
제 목 : 정책자금 및 경영서식 종합정보서비스「정보사용료」지급요청
1. 과학기술발전과 기술산업입국을 위해 항상 노고가 많으심에 감사를 드립니다.--
2. 귀원과 체결(계약번호 S03-123)한 정책자금 및 경영서식 종합정보서비스 제공계약 제7조(정보사용료)에 따라 첨부자료와 같이 정보사용료 지급을 요청합니다.
3. 검토하여 처리해주시기 바라며 귀원의 무궁한 발전을 기원드립니다.
첨부 1) 사업자등록증 사본 1부
2) 지정은행 통장 사본 1부.
3) 세금계산서 1부. 끝.
(주)기업금융연구원
대표이사 이 응 렬
① 발신기관명
해당문서를 생산한 기관의 명칭을 말하며, 내부결재문서, 대내문서, 대외문서에 상관없이 기안자가 소속된 기관의 명칭을 씁니다. 기관명은 용지 위에서 3cm, 글자길이는 최소한 6-8cm로, 글자간격은 고르게 하여 정중앙에 오도록 기재합니다.yes---
② 담당
문서를 수신한 기관이 문서 내용에 관해 발신기관에 문의 또는 협의할 때 활용할 수 있도록 하기 위해 기재하는 항목입니다.form----
③ 문서번호
문서가 작성된 후 등록, 발송 시 부여하는 문서등록번호는 처리과별로 문서등록대장에 등록된 순서에 따라 연도별 일련번호를 부여합니다. 그러나 일부 공기업, 사기업, 단체에서는 문서등록번호 대신 문서발송번호를 기입하기도 합니다.
④ 시행일자
시행일자는 문서를 시행한 날짜, 즉 문서가 효력을 발생하는 날짜를 적는 것입니다. 연월일은 마침표(.)를 찍어 표시하며, 연도는 반드시 네 자리로 표기합니다.
⑤ 수신
수신기관이 한 기관인 경우는 그대로 수신기관명을 기재하고, 수신기관이 둘 이상일 경우에는 수신란에 '수신처 참조'라고 쓴 뒤, 결문 발신명의 아래에 '수신처: 수신처 기호 또는 기관명'을 기입합니다. 기관 내부의 기안문일 경우는, 수신란에 '내부결재'라고 기재합니다.
⑥ 문서처리인
기안문의 내용을 처리할 업무 담당자나 총괄책임자 등이 검토를 하고 서명을 하는 항목입니다. 선결(선람)은 최고책임자가 모두 결재하는 것을 말합니다. 지시는 최고 결재권자가 결재권을 일정한 자에게 위임하여 위임받은 자가 결재를 대신하는 것으로 사장이 과장이나 부장에게 결재권을 넘기는 것을 말합니다.