[시말서] 시말서 작성법 및 주의사항

시말서 작성법 및 주의사항

1. 시말서의 정의

시말서의 사전적 의미는 본인의 과실로 인해 회사와 분쟁이 있었거나 경제적으로 손해를 끼친 경우 그 과실을 사죄하고 두 번 다시 같은 실수를 반복하지 않겠다는 약속하는 문서입니다.

사회생활을 하다보면 업무상 과실이나 실수로 인해서 조직에 불이익을 끼치거나 거래처에 피해를 입히는 경우가 있습니다. 이 때 불이익이나 피해의 정도가 경미한 경우에는 구두로 사과해도 되지만 사태가 중대하거나 상대방에게 반성이나 사과의 뜻을 강하게 보여야 할 때에는 시말서를 작성해야 합니다.

2. 시말서의 내용

시말서는 정해진 양식이 없지만 자신의 과오를 뉘우치고 반성하는 문서이므로 최대한 예의를 갖추어 작성해야 합니다. 발생한 사고의 경위와 본인의 사죄 내용을 상세하게 기재한 뒤 책임 소재를 확실하게 적습니다. 마지막으로 앞으로 어떻게 행동하겠는지 본인의 의지를  덧붙여 끝을 맺도록 합니다.

3. 시말서를 작성하는 경우

보통 시말서는 아래 두 가지 경우에 제출합니다.

4. 시말서의 효력

시말서는 보통 회사의 징계절차에서 면직이 되지 않는 한 징계나 감금 등의 조치가 행해질 때 부수적으로 제출하도록 지시되는 것이지만, 가벼운 불상사에 대해서는 시말서 제출만으로 징계가 끝납니다.

그러나 잦은 시말서 제출은 회사의 인사고과에 불리하게 작용하고 기타 사안이 중대한 경우에는 해고의 중요 증빙자료가 될 수도 있으므로 가능한 회사의 규칙을 준수하는 것이 필요하다고 하겠습니다.

5. 시말서 작성 시 주의사항

시말서에 반드시 포함되어야 할 항목은 사고의 원인과 경위, 책임소재입니다. 또한 단순히 사건이 일어난 이유를 변명하는 것이 아니라 반성하는 마음을 갖고 있음을 회사에 알릴 수 있어야 합니다. 이와 같은 태도를 갖추고 문서를 작성해야만 시말서를 제출하는 의의가 있습니다.

(1) 반성하는 마음으로 내용을 기재합니다.

시말서를 작성하는 이유는 회사나 상대방에게 피해를 입혔음을 사죄하는 문서이므로 시말서를 작성한 본인이 충분히 반성하고 있음을 전달해야 합니다. 이러한 마음을 알리기 위해서는 시말서를 최대한 성심 성의껏 작성해야 합니다. 상대방에게 책임을 전가하겠다는 느낌을 전달하지 않도록 주의하여 주십시오.yes

(2) 사외용 시말서의 경우 해당 거래처의 직급에 맞춥니다.

사외용으로 작성하는 시말서의 경우에는 해당 거래처의 수신인의 직급에 맞추어서 상호 같은 직급끼리 제출하는 형식을 취하면 무방할 것입니다. 상대방에게 손해를 입힌 것을 진심으로 사과를 하고 다시는 그런 일이 없도록 주의를 기울이겠다는 내용으로 작성하도록 합니다.form

시  말  서

결

재

담당

과장

부장

이사

사장

①부      서

○○○부

직  위

사원

성     명

  김 동 연 (인)

위 본인은 직원으로서 제 사규를 준수하고 맡은바 책임과 의무를 다하여 성실히 복무하여야 함에도 불구하고 아래와 같이 회사의 관련 규정을 위반하였는바 이에 시말서를 제출하고 그에 따른 처벌을 감수하며 차후 본건을 계기로 과오의 재발이 없을 것임을 서약합니다.

② 위반내용(상세히 기술요망)

금번 본인은 ○○○○년 ○○월 ○○일 회사에서 주관한 단합대회에 참석하여 18:00시부터 열린 회식에서 동료직원 ○○○에게 취중에 불미한 행동을 하여 다소의 상처를 입히게 되었습니다.

이는 회사의 단합대회라는 취지를 망각한 행동이었고 동료직원에게 예기치 아니한 상해를 발생시켰기에 회사와 동료직원에게 피해를 끼치는 행동이었습니다.

본인은 이러한 잘못으로 회사의 명예를 훼손시키게 된 것을 반성하고 추후에는 이러한 일이 다시 일어나지 않을 것을 서약하며 이에 시말서를 제출합니다.

   상기 기록사실에 허위가 없습니다.

○○○○년 ○○월 ○○일

작  성  자 :

박 동 연 (인)

소속부서장 :

김 승 운 (인)

대표이사 귀하

① 부서 및 직위, 성명

상대방이나 회사에 과실을 입힌 본인의 부서, 직위와 성명을 적습니다.

② 위반 내용

언제, 어디서, 어떤 과실을 범했는지, 손해 정도는 어떠한지 등의 핵심사항을 정리하여 기술합니다.