거래관계 문서 작성시 유의할 점
비즈니스 상에서 기업 상호간의 거래를 성립시키기 위하여 다양한 거래관계 문서를 작성한다. 통상 견적서, 주문서, 계약서, 발주서 등이 이러한 종류로 구분되는데 이런 문서들은 각 기업이 나름대로의 문서 규정에 부합되도록 양식을 마련하여 사용하는 것이 일반적이다. 이런 거래관계 문서들은 모범적인 문서 양식을 참고하되 각 기업의 실정과 규정에 맞춰 실제 거래에 활용하는 것이 오히려 편리할 것이다.
그러나 거래관계라는 것이 금전적인 이해와 직결되는 것일 가능성이 높으므로, 이러한 문서를 작성할 때에는 문구의 하나하나에 신중을 기하여 명확하게 작성하는 것이 중요하며, 해당 문서의 취급에도 주의를 기울여야 한다. 특히 일정과 금액, 수량 등 숫자의 기입은 오탈자가 발생하지 않도록 항상 신중을 기해야 하며, 주요 사항을 잘못 기재한 경우에는 거래상의 중대한 문제가 발생했을 경우 돌이킬수 없는 손실을 발생시킬 수도 있다. 거래관계 문서는 어떠한 행위 사실을 입증하는 중요한 입증자료로 후일 분쟁 등이 발생할 경우 증빙으로 활용되기도 한다.
거래관계 문서들을 작성할 경우에는 간결하고 명료한 문구를 사용하는 것도 중요하다. 언제, 무엇을, 어떻게와 같은 거래의 조건과 거래의 내용을 요점에 충실하게 간략하게 기재해야 한다. 지나치가 장황한 문구를 작성할 경우에는 상대방에게 오해의 소지를 남길 수도 있으므로 불필요하고 애매모호한 표현은 피해야 한다. 거래에 문제가 발생하였을 경우 서로의 귀책사유가 애매모호하거나 목적물이 애매모호해 질 수 있는 방법으로 표현된 문구는 자칫 불리하게 작용될 수 있음을 항상 주지하여야 한다.
어떤 경우에는, 거래 자체를 성사시키기 위해서 견적서 등에 실제 이행하기도 어려운 조건들을 덧붙여 작성하는 경우도 다분히 있다. 예를 들어 물품의 납기일을 상대방이 원하는 조건만 고려하여 무리하게 앞당기거나, 물품의 제공에 다양한 특혜 조건을 덧붙이는 경우도 있다. 이러한 조건들이 아무런 문제없이 이행될 경우에는 거래담당자의 거래 의지가 높은 것으로 판단할 수 도 있으나, 자칫 이행되지 않는 사태가 발생할 경우에는 거래 담당자 본인 뿐만 아니라 기업의 신뢰마저도 잃게 된다.
흔히 거래관계 문서 중에서 계약서에는 쌍방의 인감 날인에 대한 중요성과 효력을 충분히 인지하고 있지만, 견적서나 발주서, 주문서의 날인에 대해서는 가벼이 생각하는 경우가 종종 발생한다. 그러나 견적서와 발주서 등의 기타 거래관계 문서에서도 인감의 날인은 사용될 수 있으며, 이 인감의 날인은 그 자체로 매우 중요한 효력을 지니게 되는 행위이므로, 이에 대해서도 보다 신중하게 취급하여야 한다.
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