올바른 명함 교환
명함은 초대면인 상대방에게 소속과 성명을 알리고 증명하는 역할을 하는 자신의 소개서이자 분신이다. 따라서 직장인은 항상 명함을 소지하고 있어야하며, 올바르게 사용할 줄 알아야 한다.
명함은 회사에 업종에 따라 다소의 차이가 있지만, 일정한 크기의
사각형 순백지에 인쇄한 것이 규격품이라 하겠다. 명함은 출근 할때 또는 퇴근할때 미리 일정한 매수를 항상 윗주머니에 넣어둔다. 누구를 만나서 명함을 건네야 할 경우에 주머니를 이리저리 뒤지다가
"명함이 없군요." 하면 첫인상부터 흐려진다.
받은 명함은 언제라도 금방 찾아볼 수 있도록 명함꽂이 수첩 등 에다 잘 정리해 둔다. 상대방의 명함을 소중히 다루는 것은 상대방과 상대방 회사에 대한 경의를 표한다는 마음을 나타내는 것이다. 그리고
명함을 받았으면 날짜라든지 만난 장소, 간단한 용건 등을 뒷면에
메모해 두면 훗날에 여러가지로 참고가 된다.
1. 명함을 건네는 법
① 명함을 교환할 때는 손아랫사람이 손윗사람에게 먼저 건네는 것
이 예의이다. 소개의 경우는 소개받은 사람부터 먼저 건넨다.
방문한 곳에서는 상대방보다 먼저 명함을 건네도록 한다.
② 명함은 선 자세로 교환하는 것이 예의이다. 테이블 위에 놓고 서
손으로 밀거나 서류 봉투 위에 놓아서 건네는 것은 좋지 않다.
③ 명함을 내밀 때는 정중하게 인사를 하고 나서 "□□회사의 ○○○
라고 합니다."라고 회사명과 이름을 밝히면서 두 손으로 건네 도
록 한다. 사내에서 내방객을 맞이할 경우는 이름만 말해도 된다.
④ 명함은 왼손을 받쳐서 오른손으로 건네되 자기의 성명이 상대방
쪽에서 보아 바르게 보이게 끔 쥔다.
⑤ 상사와 함께 명함을 건넬 때는 상사가 건넨 다음에 건네도록
한다. 여러명이 방문한 경우에도 대표자(상사)가 명함을 건넨다.
⑥ 상사의 대리로 타사를 방문하는 경우 대개는 상사로부터 명함을
받아서 가게 되지만, 자신의 명함도 주고 오는 것이 좋 다.
2. 명함 받는 법
① 명함을 건넬 때와 마찬가지로 받을 때도 일어선 채로 두손으로
받는다. 이때 "반갑습니다." 라고 한마디 덧붙이는 것이 좋다.
② 명함을 받으면 그 자리에서 상대방의 회사명, 직위, 성명을 확인
하여 대화 도중에 상대방의 신원 사항을 잊어버려 명함을 꺼내
보는 일이 없도록 한다. 상대방의 이름이 읽기 어려운 한자일
경우는 상대방에게 물어서 확인한다.
③ 명함 교환이 끝나면 자리를 권하여 앉는다.
④ 받은 명함은 손으로 들고 만지작거리지 말고 반드시 상의 윗
주머니에 넣는다. 바지 주머니나
뒷주머니에 명함을 집어 넣는 것은 절대 금물이다. 자리에 앉은
후에까지 상대방의 명함을 테이블 위에 놓아 두는 것 또한 예의
에 어긋난다.
⑤ 여러명의 상대와 명함을 교환하는 경우에도 상대가 한사람인
경우와 마찬가지로 한사람 한 사람씩 명함을 건네고 받는다.
이때는 상대를 혼동하지 않기 위해 받은 명함을 상대가 앉은
위치에 따라 나란히 늘어놓아도 실례가 되지 않는다.
이리저리 명함을 찾는다.
명함은 자신의 분신이다. 상대방 앞에서 주머니마다 뒤적이며 이리
저리 명함을 찾는 것은 결례이다. 명함은 상대방과 대면시 즉시
건넬 수 있도록 하며, 매일매일 일정 매수를 점검하여 떨어지는
일이 없도록 용의주도하게 준비한다.
뒷주머니에서 명함을 꺼낸다.
뒷주머니에서 명함을 꺼내는 것은 보기에 안 좋다. 남자는 상의 안
주머니 지갑이나 수첩에 여자는 핸드백에 넣어 두는 것이 좋다.
구겨지거나 지저분한 명함.
명함은 자기의 인격을 나타내는 도구이며 회사의 이미지가 담겨
있는 소개서이다. 구겨지거나 지저분한 명함은 자신의 첫인상을
흐리게 할 뿐 아니라 회사의 이미지도 실추시킨다. 흠이 있는 명함
은 미리 버리도록하여 늘 깨끗한 것으로 준비하도록 한다.
성명을 밝히지 않고 건넨다.
명함에 적혀 있다고 해서 회사명과 자신의 이름 등을 밝히지 않고
명함을 불쑥 건네는 것은 금물이다. 명함을 건넬 때는 정중하게
인사를 하고 나서 자기 성명과 회사명 등을 확실히 말해준다.
사내에서 내방객을 맞이할 때는 성명만 밝혀도 무방하다.
앉은 채로 명함을 건넨다.
명함을 교환할 때는 반드시 서서 주고받는다. 이때 "반갑습니다."
라고 덧붙이면 친근감이 들어 좋다. 앉아서 명함을 주고받는 것은
상대방에게 경의를 표하지 않는다는 의미로 받아들여 질 수 있다.
특히 테이블 위에 놓고 손으로 밀거나 서류 봉투위에 놓아서 건네
는 것은 좋지 않다.
이름을 잊어 명함을 다시 꺼내 본다.
대화 중 상대방의 이름을 잊었다고 해서 주머니에 집어넣은 명함을
되꺼내 보는 것은 결례이다. 따라서 명함을 받으면 그 자리에서 상
대방의 부서, 직위, 성명 등을 반드시 확인하여 대화 중에 실수가
없도록 하여야 한다.
상대방의 명함을 만지작거린다.
상대방의 명함을 가지고 모서리를 접는다거나 빙글빙글 돌린다거
나 등의 손장난을 하는 것은 상대방을 무시하는 태도이다. 테이블
위에 명함을 놓고 명함을 자주 내려다보며 이야기하는 경우도 흔한
데 이러한 태도도 잘못된 명함 에티켓이다.
상대방의 명함에 이것저것 적는다.
명함을 받아 들고 상대방 면전에서 여백이나 뒷면에 이것저것 메모
를 하는 것도 큰 결레이다. 자신의 명함을 남이 잘 다루어 주기를
바라는 만큼 남의 명함도 잘 다루어야 하는 것이다. 명함에 꼭 기입
할 사항이 있으면 상대방이 자리를 뜬 뒤에 간단히 메모해 둔다.
