스마트한 사람에게는 뭔가 특별한 것이 있다!!!
업무효율을 높이는 정리정돈 습관
‘일 잘하는 사람의 정리습관’을 만나볼까요?
‘업무효율’에 대한 책은 많고도 많습니다.
그만큼 업무효율에 대한 직장인들의 고민이 많다는 증거이고,
그만큼 비효율이 만연하다는 방증이기도 하지요.
서류 분류법, 책상 정리법 등은 이미 어디선가 한번쯤 들어보셨을 텐데요.
혹시 스마트한 요즘 시대에 맞는 구글과 트위터를 활용한 정리정돈법은 접해보셨나요?
‘일 잘하는 사람의 정리습관’이라는 담백한 제목 아래 다양한 정보 채널의 활용까지
스마트하게 정리한 책 한권을 발견했는데요.
2013년 출간 된 만큼 트렌디한 정보가 가득하니
‘지금 당장’ 만나보는 게 책의 효율을 높이는 방법인 듯합니다.
‘일 잘하는 사람의 정리습관’ / 시노즈카 다카야 저 / 미래지식 (이미지 출처: 네이버 책)
업무효율, 무턱대고 외치진 마세요
‘효율’을 강조하는 시대, 여러분은 그 최종 목적지를 어디까지로 보시나요? 자칫하다가는 ‘정리정돈’을 위한 ‘정리’에 그칠 수도 있습니다. 왜 업무효율을 높이려 하는지, 그것을 통해 얻고자 하는 것이 무엇인지 ‘제대로’ 묻지도, 따지지도 각부터 잡는 경우가 많은데요. 그게 과연 의미있는 것일까요?
*정리 자체가 목적이 되기 쉬운 ‘정리의 함정’ 체크리스트
- 문구나 소도구를 좋아하며 다양한 정리 용품을 가지고 있다.
- 책상 위는 언뜻 보면 깔끔하게 정돈된 듯이 보이지만 서류나 책이 많다.
- 가방이 빵빵할 만큼 이것저것 많이 가지고 다닌다.
- 서류나 안내 책자 등을 철하는 것을 좋아해서 버리지 않고 전부 정리해 놓는다.
- 이메일의 폴더나 전화번호 수첩 등을 부서나 그룹별로 깔끔하게 나눠 놓았다.
책의 저자인 시노즈카 다카야는 자신의 신입 시절 일화를 통해 ‘왜 정리정돈이 필요한가?’,
이 질문이 얼마나 중요한지 말하고 있습니다.
막차 시간을 자연스럽게 업무 마감시간으로 삼게 된(아~ 공감백배에요) 야근의 연속.
이렇게 되면 결과는 빤하지요. 몸과 마음은 지치고, 스트레스는 더해지고, 공부할 시간조차 없으니
그렇게 오랜 시간 일을 하는 데도 실적은 탐탁지 않습니다.
업무시간이 길다고 무조껀 성과가 좋은건 아니죠
더욱 좌절인 것은 늘 8시 전에 퇴근하는 입사 동기가 신입 중 영업실적 1위라는 현실(두둥~)!
자기계발 할 시간도 없이 빡빡하게 달려온 이에게는 ‘여유’라는 기름칠이 필요한 법이지요.
일단 ‘퇴근시간 3시간 앞당기기’를 목표로 삼고 다양한 시도와 시행착오(변화라는 것은 분명히
혼란을 동반합니다)를 겪던 그는 드디어 8시 퇴근이 몸에 배게 됩니다.
그리고 그와 동시에 업무 성과 역시 상승하게 되지요. 분명 일하는 시간은 줄었는데도 말이지요.
그는 말합니다.
정리를 통해 일의 효율을 높이고, 그렇게 남는 시간을 활용하여 일과 삶의 균형을 맞추었다고 말이지요.
‘효율’로 끝나는 것이 아니라 ‘삶의 균형’으로 끝나는 그의 프롤로그가 참 마음에 듭니다.
‘정리정돈’ 노하우를 만나기 전에 이것이 왜 자신에게 필요한지, 이 질문에 대한 답부터 꼭 찾길 바랍니다.
정리는 원래 시시콜콜한 법, 실천이 중요해요
그럼, 퇴근 시간을 3시간이나 앞당긴 그의 아이디어를 만나볼까요.
사실 초반부는 여타의 책들과 크게 다를 것이 없습니다.
업무의 우선순위 정하기, 책상 정리 노하우, 컴퓨터 바탕화면 정리 등은 이미 많이 봐왔던 것들이니까요.
눈에 띄는 것이라면 적절한 그래프와 다이어그램, 그림으로 정보가 한눈에 쏙쏙 들어온다는 것
(책에서도 정리정돈의 노하우가 발휘된 듯합니다)입니다.
사실 읽다보면 ‘내가 이걸 몰랐단 말이야?’라며 감탄할만한 놀라운 정보는 많지 않습니다.
오히려 ‘이 정도는 나도 알아’라고 할 만한 정보가 대다수지요.
중요한 것은 그것들을 일일이 체크하며 시도해보았냐는 것입니다.
이 책을 들고 지금 당장의 정리정돈 상태를 점검해보았을 때 80점 이상 받기 쉽지 않을 것 같은데
말이지요. 업무 효율을 높이는 데 ‘꾸준한 실천’은 기본이 되어야 할 것 같습니다.
* 알고는 있지만 실천을 놓치는 정리정돈 팁
- 책상 위에는 매일 사용하는 반드시 필요한 물건, 필기도구, 전화기, 컴퓨터, 모니터, 키보드만 놓는다.
지금 보지 않는 서류는 일절 없어야 한다.
- 컴퓨터 작업물 폴더는 한 계층당 5개 이하, 그리고 그 하위 폴더는 3개층까지만 관리한다.
- 대량으로 밀려오는 작업의 80%는 5분 이내에 끝낼 수 있는 것들이다.
이것들은 들어온 즉시 끝내자. 나중으로 미루면 업무 상자가 가득 차 업무 압박이 된다.
- 자투리 시간이 발생하는 상황과 그 시간 목록(출퇴근 시간, 회의 휴식시간 등)을 만든 후,
그에 적합한 고정 작업을 지정해 효율적으로 활용한다.
- 업무 해당 시간뿐 아니라 하루 24시간 스케줄 표를 만들자.
근무 시간 외에 빈 시간에 사적으로 하고 싶은 일을 채워 넣는다.
개인적으로 활용할 시간도 훨씬 잘 보이고, ‘업무마감’에 대한 의무감이 생겨 업무 집중력이 높아진다.
스마트한 당신을 위한 정보 채널 활용 디테일
숱한 업무효율 향상 책 중에서도 이 책이 맘에 든 건 구글, 트위터, RSS 등을 활용한,
시대가 요구하는 효율적인 정보 수집 방법을 상세하게 정리해두었기 때문입니다.
한두 가지는 이미 알고 있는 것이기도 하지만 이를 한데 묶어 정리하니 알토란이 따로 없습니다.
구글 검색 활용법이나 소셜 북마크를 등록할 때 관심 ‘태그’를 지정하는 것은 기본,
인기 기사를 북마크 수로 걸러내는 방법도 소개되어 있습니다.
필자의 경우 모든 기사는 100회 이상 북마크 된 것만 읽고,
관심 분야 태그는 북마크 20회 이상부터 읽는다고 하네요.
트위터의 경우 정보성 트윗과 친교성 트윗이 타임라인에 마구 섞여 난감한 경우가 많은데요.
리스트를 만들어 ‘정보 수집용’과 ‘친구용’을 구분하는 방법이 소개되어 있습니다.
또 언제나 양질의 발 빠른 정보를 공유하는 친구의 비법이 궁금했다면,
그 친구의 리스트 자체를 팔로우 하는 방법도 있답니다. 그 밖에도 페이스북, RSS를 활용한
효율적 정보 수집법도 세심하게 소개되어 있는데요. 여기서 다 공개하면 안 되겠지요.
*구글에서의 ‘검색 명령어’ 활용법
- A filetype:pdf => ‘A’라는 검색어가 있는 PDF 파일만 검색
- “A” => ‘A’라는 키워드가 들어있는 사이트만 검색
- intitle:A => 제목에 ‘A’가 들어있는 사이트만 검색
- A or B : ‘A’ 혹은 ‘B’라는 키워드가 들어간 사이트를 검색
- A site:도메인 : 해당 도메인 사이트에서 ‘A’ 관련 콘텐츠만 검색. 뉴스사이트를 지정하면 편리
초반 2~3주의 고비, 꼭 넘기세요
업무 효율에 대한 감이 조금은 잡히시나요?
백인백색 자신에 맞는 업무 스타일이 있기 마련이기에 책에서는 누구에게나 적용 가능한
기본 방법들을 제시합니다. 그러다보니 다소 식상하고 원론적인 부분도 있는 게 사실인데요.
하지만 구체적인 방법론은 즉석에서 따라할 수 있을 만큼 친절하게 제안해주기에
별다른 품을 들이지 않아도 됩니다.
무엇보다 저는 그가 초반에 소개한 ‘변화의 부작용’을 강조하고 싶습니다.
비효율을 개선하기 위해 변화를 시도하다 보면 2~3주 동안은 변화에 적응하느라 이전보다 효율이 더 떨어진다는 것이지요. 이를 넘기지 못하고 예전으로 돌아가면 당연히 다시금 야근의 반복입니다.
하지만 이를 극복하고 꾸준히 습관으로 굳혀 가면 눈에 띄는 업무력 향상, 야근 탈출을 이룰 수 있겠지요.
어떠세요? 업무효율뿐 아니라 삶의 질을 높이기 위해 ‘정리정돈’의 습관 한번 들여보지 않으시겠어요.
마의 고비는 꼭 넘기시길 바랍니다.
* 팁으로 정리한 내용은 도서 ‘일 잘하는 사람의 정리습관’ 속 내용을 편집한 것입니다.
(1탄 하는 일마다 놀라운성과를 내는 사람의비밀 보기)
