사교문의 편지는 다음 부분으로 이루어진다.
a. 두서(頭書) (Heading)
b. 서부(序部) 또는 상대방 주소(Introduction or Inside Address)
c. 허두 (Salutation or Greeting)
d. 본문 (Body)
e. 맺음말 (Complimentary Close or Subscription)
f. 서명(Signature)
g. 추신(Postscript)
추신은 필요에 따라서 쓰는 것이며, 반드시 써야 하는 것은 아니다. P.S.라 생략하여 쓴다.
(위의 형식을 실제의 편지로 나타내면 다음과 같다.)
(a) 두서(Heading)에는 발신인의 주소와 날짜를 쓴다. 발신인의 주소를 잘 알고 있는 사람에 대해서는 날짜만 쓰기도 한다. 주소는 우리말의 경우와는 반대로 좁은 구역부터 넓은 구역의 순서로 쓴다.
보기: ① 320, Namsan-dong
Chung-gu, Seoul
Feb. 5,1986
② 35-2, Tongshin-dong,
Tongdaemun-gu, Seoul.
March 3, 1986.
①처럼 각 행의 머리를 일직선으로 하는 식을 Block Form(수직선)이라 하며, 타이프된 편지는 이런 형이 보통이다. 또 ②의 경우처럼 각 행의 머리가 사선을 이루고 있는 경우를 Indented Form(사선식)이라 한다.
①처럼 주소와 날짜의 행 끝에 피리어드를 찍지 않은 것을 Open Style(개식), ②처럼 피리어드를 찍은 것을 Closed Style (폐식)이라 한다. 대체로 ①은 미국식, ②는 영국식이다. 또한 번지 앞에는 No.(number의 뜻인 라틴어 nomero 의 약자)를 붙이는 경우도 있고, 그 대신 #을 쓰는 경우도 있다.
(b) 서부(Introduction)에는 수신인의 주소, 성명을 기입하나 가능한 한 3행으로 간추린다. 첫째 행에는 수신인의 성명, 둘째 행에는 번지, 동의 이름, 셋째 행은 구, 시, 도명을 쓴다. 외국으로 보내는 편지는 국명도 쓴다. 그러나 이 서부는 친밀한 사이의 Social Letter의 경우는 보통 생략된다. Business Letter의 경우에는 편지의 끝 좌측 밑에 쓰는 경우도 있으며 오히려 이것이 정중한 형식이다. 이 수신인의 성명을 쓸 때 존칭을 잘못 쓰면 큰 실례가 되므로 아래에 그 용법을 약술한다.
1) Mr.: Mister의 생략으로 특정한 직함을 갖지 않은 남자에게 쓴다.
2) Esq.: Esquire의 생략으로 특히 변호사, 검사 , 저명한 인사에게 쓴다. 단, 이것은 성명 앞에 붙이지 않고 뒤에 붙인다.
3) Miss: 미혼의 여자에게 쓴다.
4) Mrs.: 기혼의 부인에게 쓴다. 단, 이용법에 관하여는 서명, 명함의 설명을 참조하라.
5) Master: 상대가 소년인 경우에 쓴다.
6) Messrs.: 두 사람 이상 연명의 경우 또는 회사, 상점에 보내는 경우.
7) Misses: Miss의 복수. 용법은 위와 동일.
8) Mesdames: Mrs.의 복수. 용법은 위와 동일
9) Rev.: Reverend의 생략으로 목사, 신부, 승려 등 성직자의 경우에 쓴다. 반드시 The를 붙여 쓴다.
(보기): The Rev. Charles Robinson; The Rev. Mr. Robinson; The Rev. Dr. Robinson
10) Hon.: Hono(u)rable 의 생략으로 판사, 검사, 각료, 국회의원 기타 고급 관리에게 쓴다.
11) Dr.: Doctor의 생략으로 박사 학위를 가진 사람에게 붙이는 칭호.
12) Prof.: Professor의 생략으로 대학 교수에게 붙이는 칭호.
13) 육, 해, 공군의 장교는 그 계급명을 머리에 붙인다.
(보기): Major William Richardson.
(c) 허두(Salutation) 본문에 들어가기 전의 호칭으로서 우리말 편지의 "근계....전 상서"따위에 해당되는 말이다. 이것은 편지의 종류, 상대의 위치에 따라 달라진다. 또 맺음말과도 서로 어울리지 않으면 안 된다. 맺음말과 허두의 일반적인 상관관계는 다음과 같다.
Sir 한 단어만 쓰는 경우는 공식적인 경우에만 한한다. 극히 친한 친구 사이에는 Christian
Name(이름)이나 애칭을 쓰며, Family Name (성)은 쓰지 않는다. 동료간에는 Dear Mr.
라 쓴다. 일반적으로 최초의 단어와 최후의 단어는 대문자로 하는 것이 좋다. 즉 , Dear old
Dad; My dear Mr. Smith 따위처럼 한다. 또 허두의 다음에는 극히 격식을 갖춘 경우는 콜론(:)을 붙이고, 비공식적인 경우는 코머(,)를 붙이는 것이 보통이다. 기타 콜론과 대시를 겸용(:ㅡ)하는 경우도 있다.
(d) 본문(Body)은 패러그래프마다 최초의 행을 5자 정도 안으로 들이켜서 쓰기 시작하며 각 패러그래프가 바뀔 적에는 double spacing 으로 하는 것이 일반적이다. 짧은 편지인 경우는 모두를 double spacing 으로 하여도 좋다. 내용은 우리 글의 의례적인 표현이나 인사는 불필요하며, 될 수 있는 한 구어적인 표현으로 요건부터 쓰기 시작한다.
(e) 맺음말(Complimentary Close)은 본문에서 2행 정도 띄어서 페이지의 중간 정도에서부터 쓰기 시작한다. 이는 우리말의 여불비례, 근배, 경백, 따위에 해당되는 말로 가장 널리 사용되는 것은 "Yours sincerely"나 "Truly yours"이다. 친밀한 사이인 경우는 간단히 "Yours"나 "Truly", " Sincerely"따위로 쓴다. 맺음말의 최초의 글자는 대문자로 쓰고 끝에는 코머로 끝맺음하는 것이 보통이나, 허두 끝에 코머를 붙이지 않은 경우에는 맺음말의 끝에도 코머를 붙이지 않는다.
(f) 서명(Signature)은 소위 말하는 '사인'으로 맺음말로부터 2행 밑 약간 우측으로 들어가서 쓰는 것이 보통이다. 편지를 타자로 찍은 경우라도 최후의 서명만은 반드시 자필로 쓰며, 처음 대하는 상대에 대해서는 알아보기 쉽도록 서명 밑에 다시 타자로 이를 명시하는 경우도 있다. 영미인의 서명을 보면, Wallace Lee Wilson 이라고 Full name을 쓴 것, 또는 W. L. Wilson, 혹은 Wallace L. Wilson이라 약기한 것 따위가 있으나 어느 것이나 다 옳다. W. L. Wilson이 영국식, Wallace L. Wilson 으로 쓰는 것이 미국식이다. 서명에 있어서 우리가 가장 범하기 쉬운 잘못은 기혼 부인의 경우이다. 남편이 생존해 있는 경우는 Mary Smith(Mrs. John E. Smith)라 하는 것이 Formal한 형식이다. 즉 자기 이름을 쓰고 다음에 ( )안에 남편의 이름을 덧붙인다. Mrs. Mary Smith 라 하면 미망인임을 나타내는 것이 되므로 주의하여야 한다. 또 수신인의 성명을 기재할 때도 이 점에 대해서 각별한 주의가 필요하다. 즉, 상대가 기혼 부인으로 남편이 생존중인 경우는 Mrs. John E. Smith와 같이 남편의 성명에 Mrs.를 붙인다. 또 서명을 할 경우에 있어서 부인의 성을 써야 할 필요가 있는 경우는 Mary Taylor Smith라 쓴다.
다음으로 미혼녀의 경우는 Miss Chimi Kim또는 (Miss) Chimi Kim이라 서명하는 것이 일반적이다. 요는 여자인 경우는 Mrs. 또는 Miss를 빠뜨리지 않고 정확히 써야 한다.
(g) 추신(Postscript)은 본문에서 빠뜨려 쓴 내용을 첨기하는 것으로 그 위치는 서명 다음에 2-3행 띄어서 행의 중앙에서 약간 좌측으로 들어가서 P. S. 라 쓰고 필요한 사항을 기록한다. 우리말의 추신, 추백 따위에 해당되며 너무 길지 않도록 주의해야 한다. 또한 동봉한 서류 따위가 있는 경우는 편지 좌측밑에 2 inclosures처럼 쓰면 된다.
