“사람을 대할 때는 ‘부자유친’으로 하라.” 지난 2월 22일 사단법인 한국비서협회(회장 이민경)가 이화여자대학교에서 개최한 미니세미나에서, 이화여대 주철환 교수가 강조한 말이다.
부자유친이란 ‘부드럽게, 자상하고 자유롭게, 유연하게, 친절하게’ 등 네 가지를 일컫는다.
부드럽게는 상대방에게 부드러운 태도로 대하는 것이고, 자상하고 자유롭게는 강압과 혹독함이 아닌 희망과 미래를 제시하는 태도를 말한다. 유연하게는 탄력적인 사고와 긍정적인 세계관인 융통성을 의미하며, 친절하게는 친절한 태도와 어투로 대하는 것을 말한다.
비서는 CEO를 대신해 전화를 받거나 손님을 접대하는 등, 고객에게 회사에 대한 첫인상을 전달하는 경우가 많다. 이때 비서의 말 한마디, 태도 하나하나에 따라 그 CEO와 기업의 대외적인 첫인상이 결정된다.
업무보조에서 경영보좌로, 경쟁력강화 고심
기업의 꽃, CEO의 그림자, 보이지 않는 실세…
사람들이 비서에 대해 떠올리는 이미지들은 다양하다. 과연 비서들의 실제 모습은 어떻고, 그들은 자신을 어떻게 생각할까?
최근 IAAP 한국지부를 겸하고 있는 국내 유일의 비서전문회사 (주)비스코인터내셔널(대표/컨설턴트 한국은)은 와 공동으로, 국내 100대기업 CEO의 비서들을 대상으로 설문조사를 실시했다.
이 설문결과에 따르면, 비서의 업무영역은 업무보조라는 응답이 76.9%로 대부분을 차지했고 ‘보조+보좌’가 20.0%, 경영보좌 3.1%였다. 비서의 역할이 업무보조라는 의견이 87.7%에 달했던 지난 해 조사 결과와 비교하면, 상대적으로 경영보좌와 업무보조를 겸해야 한다는 견해가 늘어남으로써, 비서업무의 전문화 진전 추세를 반영하고 있다.
직무만족도는 보통 이상 46.2%, 보통이 24.6%로 대체적으로 긍정적이었고 가장 힘든 점은 출퇴근문제 30.8%, 상사의 업무 완벽주의 23.1%, 대인관계 20.0%, 개인시간 활용문제 10.8%의 순으로 꼽았다.
대부분의 CEO들이 아침부터 정력적으로 활동하는 상황에서, 이들을 보좌하는 비서들도 자연 아침형 인간으로 변하고 있는 것으로 나타났다. 응답자의 절반 이상(52.3%)이 오전 6시 이전에 기상하고, 64.6%가 7시 이전에 출근하고 있다. 6시 30분 이전에 출근하는 비서도 12.3%나 됐으며, 8시 이후에 출근하는 경우는 전혀 없다.
여비서의 경우, “결혼 후에도 비서직이 가능하다”는 응답이 67.7%로, “할 수 없다”(15.4%)는 주장을 압도했다. 이러한 비서업무 장기화에 필요한 경쟁력 강화를 위해서는 외국어실력 배양(35.4%), 컴퓨터 활용능력(16.9%), 경영 관련 지식습득(15.4%), 풍부한 인적 네트워크 구성(10.8%) 등이 필요하다고 지적했다.
그들이 모시는 CEO들이 안 좋게 느껴질 때는 “ 일 중독에 빠질 때”라는 답변이 43.1%로 가장 많고, 이어 “ 강압적으로 지시할 때” 21.5%, “ 개인업무에만 치중할 때” 6.2% 등의 순이다.
Secretary가 아니라 AP, CEO를 관리하라
날로 복잡·다양화되는 현대 산업사회에서 비서들은 더 이상 단순한 사무보조가 아니라, 경영자들을 보좌하는 전문비서로 변하고 있다.
요즘 비서들은 CEO의 경영이념을 정확히 이해하고 경영조직 및 사무기술을 습득, 업무관리를 효율적으로 지원·자문·조력·보좌할 수 있는, 만능 재주꾼이다. 또 손님의 안내 및 접대를 담당하므로 늘 깨끗하고 정돈된 사무실을 유지해야 하고, 본인도 단정한 옷차림과 예의 바른 태도를 지녀야 한다.
단순비서업무와 달리 전문비서는 CEO에게 필요한 전문지식을 제공할 수 있어야 한다. 외국어 및 컴퓨터 활용능력을 갖추는 것은 기본이고, 경영기획이나 CEO의 전략 및 외부 인적네트워크에 대한 이해를 갖추고 있어야 한다.
반면 과거의 ‘기업의 꽃, 젊고 예쁜 여비서’라는 고정관념이 깨지면서 나이는 큰 문제가 되지 않는 추세다.
IAAP는 이러한 비서업무의 전문화 경향에 대응하기 위해, 종래의 ‘비서(Secretary)’라는 용어 대신 ‘AP(Admini-strative Professionals)’로 통합하고, 협회 공식 명칭도 지난 1998년의 PSI에서 IAAP로 변경했다.
우리나라에서도 전문비서에 대한 인식이 최근 들어 점차 확산되고 있다. 특히 기업의 국제화 및 외국기업의 국내진출 등으로, 외국어 능력을 갖춘 전문 국제비서에 대한 수요가 급격히 늘어나고 있다.
기업 역시 경영합리화의 일환으로, 여러 사람이 수행하던 일을 다기능 전문비서 한 사람이 맡기를 희망하기 때문에, 앞으로 전문비서의 수요는 더욱 증가할 것으로 예상된다.
비스코인터내셔널 한국은 대표는 “비서의 역할과 능력은 경영자가 비서를 어떻게 인식하는가에 따라 달라진다. 경영자는 비서를 잘 관리해야 한다”며 “수시로 대화를 통해 직무를 조정해 주고, 조직에서 발전해 나갈 수 있는 기회를 줘야 한다”고 말한다.
제너럴일렉트릭 잭 웰치 전 회장의 수석비서로 14년 간 근무, ‘잭 웰치의 비밀병기’로 불렸던 로잔 배더우스키는 저서에서 “회사는 유능한 보좌직원 없이는 살아남지 못한다”며 “비서는 모든 조직의 기본인 ‘문을 지키고 불을 켜는’ 역할을 하는 최전선 일꾼”이라고 강조했다.
그녀는 비서도 상사를 관리하는 ‘경영자’가 돼야 한다는 생각을 갖고 있다. 누구나 때로는 경영자가 되기도 하고 보조 스태프가 되기도 하며, 상사를 관리하는 사람은 경영자처럼 생각하고 행동해야 한다는 것.
이제 비서에 대한 개념 자체가 달라지고 있다. CEO들도 이러한 변화에 능동적으로 대처해야 할 것이다.
